(趣旨)

第1条　この訓令は、吉備中央町役場における文書事務の適正かつ能率的な処理を図るために必要な事項を定めるものとする。

(公文の種類)

第2条　公文の種類は、次のとおりとする。

(公文の記号及び番号)

第3条　公文書に付する記号及び番号は、次によらなければならない。

(令達の審査)

第4条　条例、規則及び規程並びにそれらに属する重要な令書の原案は、事務改善委員会の審議に付さなければならない。

(未処理文書の処理促進)

第5条　主管課長は、処理期限の定めのある県又は上級官庁その他重要と認める文書については、その処理の状況を常時把握し、処理を怠っていると認められるものについては、担当者に督促しなければならない。

(公文の署名)

第6条　公文の署名は、特別のものを除くほか、町長名を用いなければならない。ただし、吉備中央町事務決裁規程(平成16年吉備中央町訓令第4号。以下「決裁規程」という。)中課長、事務所長専決事項のうち軽易な文書については、決裁者名を用いることができる。

(文書の収受及び配布)

第7条　収受すべき文書(電子媒体により送付された文書を含む。)及び物件は、総務課でこれを受け、各課、局(以下「課」という。)別に分類し、文書配布袋により各課の文書主任に配布(以下「配布文書」という。)する。

(一般文書の処理)

第8条　前条第5項から第11項まで以外の文書(以下「一般文書」という。)は、各課において次によりこれを処理する。

(受付を要しない文書)

第9条　収受すべき文書中、基本台帳に関する諸届、請願書、諸通知には、文書係で受付又は登録の業務を行わない。

(親展文書の取扱い)

第10条　親展文書は、配布文書とは別にあて名人に直接手渡さなければならない。

(配布時刻及び例外配布)

第11条　文書の配布は、午前11時及び午後4時の2回とする。ただし、緊急を要する文書については、その都度、主管課に配布しなければならない。

(一般文書の取扱い)

第12条　総務課から配布を受けた各課文書主任は、文書受発件名簿に記載の上、事務担当者に回付しなければならない。

(配布文書の事故処理)

第13条　配布文書が誤配された場合には、速やかに総務課に連絡し、返付しなければならない。

(文書処理の指示)

第14条　文書の交付を受けた担当者は、その処理について指示を受けなければならないときは、文書処理カードを配布文書に添付しなければならない。

(文書の処理期限)

第15条　文書は、原則として3日以内に処理しなければならない。

(文書の緊急処理)

第16条　配布文書中、緊急を要するもので町長の指示によらなければならないもの又は重要な事項と認められるものは、その文書を携行の上、町長の指示を受けなければならない。この場合、必要に応じ業務担当者を同席させることができる。

(処理期日の例外)

第17条　回答を要する文書又は文書処理上、資料収集に相当期日を要するものと課長が認めた場合は、第15条に定める日数を延長することができる。この場合、課長は、文書処理カードに延期の日を記入しなければならない。

(処理期日の延長)

第18条　担当者は、文書処理カードに指示された期日内に処理することが困難と認められるものは、課長の承認を得て、期間を延長することができる。

(起案)

第19条　事業の処理は、文書による事を原則とし、起案者は、次により作成しなければならない。

(伺書の取扱い指定)

第20条　起案者は、伺書の取扱いについて必要な事項を丸をもって表示し、処理期日を記入しなければならない。

(機密伺書の取扱い)

第21条　機密に属する起案文書は、課長又は事務担当者の持ち回りを原則とし、文書係は、常にその取扱いに注意しなければならない。

(緊急伺書の取扱い)

第22条　起案した文書で、緊急処理を要するものについては、「伺書」の下へ朱線を引き、その旨を明らかにしなければならない。

(軽易な起案)

第23条　軽易な起案については、第19条の規定にかかわらず次により処理することができる。

(保存年数の記入)

第24条　起案者は、その伺書に第44条に規定する保存年数及び廃棄年度を記入しなければならない。

(分類番号)

第25条　起案者は、次により第54条に規定する文書分類番号を記入しなければならない。

(会議等の起案)

第26条　会議あるいは説明会等、招集の伺書は、その会議に必要な議案又は説明書も併せて起案しなければならない。

(合議)

第27条　配布文書及び起案文書は、速やかに合議に付し、決裁を受けなければならない。

(課外合議)

第28条　課外合議の必要あるものは、所属課を表示の上、担当者が持ち回って合議を受けなければならない。

(同時合議)

第29条　事案が複雑で緊急を要し、かつ、合議課が多い場合は、前条の規定にかかわらず関係課長に同時合議を要請することができる。

(供覧)

第30条　文書のうち処理を要しないもので、供覧の必要のあるものは、関係者の閲覧に供さなければならない。

(回付)

第31条　課において処理された文書(以下「決裁文書」という。)で第16条及び第21条を除く一般文書は、一括して文書主任へ回付しなければならない。

(回付の確認)

第32条　文書主任は、一般文書が回付されてきたときは、文書受発件名簿に、分類番号を登記し、回付を確認しなければならない。

(決裁欄取扱い)

第33条　決裁文書で町長決裁以外のものは、決裁欄の空白を斜線で抹消する。

(決裁済文書の処理)

第34条　決裁の終了した文書は、文書主任において、文書受発件名簿に所要事項を記載し、発送文書中新たに発生した事業の決裁済文書については、文書受発件名簿に登録し、保管文書と発送文書に区分する。

(校正)

第35条　回付された決裁文書は、文書主任において回答発送を要する文書(以下「発送文書」という。)及びその他の文書にこれを区分し、発送文書については、次に重点を置き、校正を行わなければならない。ただし、校正を行うことにより文意を変えてはならない。

(浄書の要領)

第36条　決裁文書の浄書は、原則として主管課において行う。

(発信者名)

第37条　文書の発信者名は、原則として決裁者の職氏名とする。

(発送日時)

第38条　文書の発送月日は、原則として発送する月日とし、文書主任が記入する。ただし、特に日時を指定する必要のあるものは、その日付を文書に記入しなければならない。

(発送番号)

第39条　発送文書の発送番号は、第8条に規定する整理番号の受付番号を付する。

(公印)

第40条　施行を要する文書は、法令等で定めるものを除き、すべて公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書は、公印を省略することができる。

(発送手続)

第41条　伺書、郵送印刷請求カードの発送表示及び発送要求欄に記入してある区分により、発送しなければならない。

(発送後の処理)

第42条　発送終了後、文書主任は、伺書及び文書受発件名簿の所要事項を記入し、担当者の認印を押印する。

(保管)

第43条　文書は、すべて文書分類番号により文書主任が整理保管する。

(保存年数)

第44条　法令(条例及び規則を含む。)等に、特別の定めがあるものを除くほか、文書は、その種別に従い、次の区分により保存しなければならない。

(文書の種別)

第45条　文書の種別は、次のとおりとする。

(保存年次及び期間の起算)

第46条　文書の編さんは、会計年度をもって区分し、保存期間は、文書結了の翌年度から起算する。

(編綴の特例)

第47条　完結文書のうち、同一事件で数年にわたるものがあるときは、担当者の申出により、文書主任で継続保管しなければならない。この場合、事件を終結したとき、担当者は速やかに文書主任へ連絡し、文書主任は、前条により処理するものとする。

(倉庫保管)

第48条　文書は、保存期間中、文書倉庫(以下「倉庫」という。)に廃棄年度別として保管しなければならない。

(文書の貸出し)

第49条　保管文書を借りようとする者は、文書借用カードの貸出欄に所要事項を記入し、文書主任に申し出なければならない。

(文書の廃棄)

第50条　文書の廃棄は、各課で行ってはならない。

第51条　保存期間満了の文書は、主管課において総務課と合議の上、廃棄処分をするものとする。この場合、廃棄文書の印章等他に転用されるおそれのあるものは、適当な処理をしなければならない。

(廃棄年度の更新)

第52条　廃棄に際し主管課において更に保存年限を更新する必要があるものについては、課長の認可を得て新たに廃棄年度を付し、当該保管年度へ移管するものとする。

(適用)

第53条　すべての文書は、保管文書分類番号(以下「分類番号」という。)により分類整理する。

(分類番号)

第54条　文書分類番号は、別表の定めるところによる。

(分類番号の追加削除)

第55条　前条に定める分類番号に新発生事務等新たに番号を追加する必要を生じた場合は、総務課長がこれを決定する。

(文書の発表)

第56条　文書は、上司の許可を得なければ、これを他人に示し、又はその写しを交付することができない。

(処理未済文書の督促)

第57条　主管課長は、前月末までに交付した文書で、処理未済のものを毎月5日までに調査し、これを文書受発件名簿に記入して担当者にその処理を督促しなければならない。

(未処理文書保管)

第58条　未処理文書を保管している業務担当者は、退庁の際は、文書袋に入れて定められた位置に置かなければならない。