○吉備中央町議会事務局処理規程
平成16年11月25日
議会訓令第3号
(趣旨)
第1条 この訓令は、吉備中央町議会事務局設置条例(平成16年吉備中央町条例第174号)に基づき、吉備中央町議会事務局(以下「局」という。)の組織及び処務に関し必要な事項を定めるものとする。
(係の設置)
第2条 事務局に次の係を置く。
(1) 庶務係
(2) 議事係
(職の設置)
第3条 局に局長、係に係長を置く。
2 係に主事その他職員を置くことができる。
3 係長、主事その他の職員は、書記の中からこれに充てる。
(職務)
第4条 局長は、議長の命を受け、議会の庶務を掌理する。
2 事務局長に事故があるときは、上序の書記がその事務を代行する。
3 職員は、事務局長の命を受け、事務に従事する。
(事務分掌)
第5条 庶務係において次の事務をつかさどる。
(1) 議会の一般庶務に関すること。
(2) 人事及び服務に関すること。
(3) 儀式及び交際に関すること。
(4) 予算及び会計に関すること。
(5) 報酬及び費用弁償その他給与に関すること。
(6) 秘書に関すること。
(7) 公印の管守に関すること。
(8) 議長会及び諸会議に関すること。
(9) 広報に関すること。
(10) 議場その他議会関係室の維持管理に関すること。
(11) 他の係の主管に属しないこと。
2 議事係において次の事務をつかさどる。
(1) 本会議に関すること。
(2) 委員会に関すること。
(3) 請願、陳情等の処理に関すること。
(4) 議員提出議案の立案に関すること。
(5) 各種調査に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、議事に関する事項
第6条 議長は、特別の必要があるときは、前条の規定にかかわらず、特定の事務につき、特別の分掌を定めることができる。
(事務の決裁)
第7条 議会の事務は、原則として順次係の上席者を経て、直接上司の決定及び関係課等の合議を経て議長の決裁を受けなければならない。
(決裁区分)
第8条 事務決裁区分は、次のとおりとする。
(1) 議長決裁事項を甲とする。
(2) 局長専決事項を乙とする。
(事務局長の専決事項)
第9条 次の事項は、事務局長において専決することができる。
(1) 職員の出張命令に関すること。
(2) 臨時的任用職員の任免に関すること。
(3) 職員の休暇及び欠勤に関すること。
(4) 職員の勤務時間外命令及び認定に関すること。
(5) 職員の事務分担に関すること。
(6) 議決の証明に関すること。
(7) 地方自治法(昭和22年法律第67号)第16条第1項の規定による議決条例及び同法第219条第1項の規定による議決予算の送付に関すること。
(8) 地方自治法第123条第3項の規定による会議結果の報告に関すること。
(9) 会議録の調整に関すること。
(10) 定例的文書の報告に関すること。
(11) 軽易な報告、照会及び回答に関すること。
(12) 前各号に掲げるもののほか、軽易な事項の処理に関すること。
(代理決裁)
第10条 議長が不在のときは、副議長がその事務を代理決裁する。
2 議長及び副議長が共に不在のときは、局長がその事務を代理決裁する。
(代理決裁の制限)
第11条 前条の規定は、重要なる事項又は異例若しくは疑義のある事項は適用しない。
(後閲)
第12条 代理決裁した事項については、事後速やかに後閲を受けなければならない。ただし、軽易な事項については、この限りでない。
(決裁の例外)
第13条 決裁者は、次に掲げる事項については、上司の指示を受けなければ決裁することができない。
(1) 重要又は異例に属するもの
(2) 紛議又は論争の原因となると認められるもの
(3) 規定の解釈上、疑義のあるもの
(4) 先例となると認められるもの
(5) 特命のあるもの
(文書の記号及び番号)
第14条 文書は、次に定めるところにより、記号番号及び年月日を付するものとする。
(1) 令達は、令達番号簿により、令達の種類ごとに記号及び番号を付すること。
(2) 前号を除く公文書には、「吉議」を冠し、文書受発件名簿により番号を付すること。ただし、番号は、当該事件の完結するまで同じ番号を用い、文書の往復回数に従い、その番号は、暦年による一連番号とする。
(文書の保存)
第15条 文書は、次に掲げる区別によって、それぞれ保存しなければならない。ただし、必要があるときは、議長の決裁を受けて年限を伸縮することができる。
第1種 永年保存の必要のあるもの
第2種 10年間保存の必要のあるもの
第3種 5年間保存の必要のあるもの
第4種 3年間保存の必要のあるもの
第5種 1年間保存の必要のあるもの
2 各種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
第1種 | 議事関係 | 1 会議録 2 提出議案 3 議決書 4 委員会会議録 5 議長会に関する書類 6 議会に関する重要書類先例集 |
庶務関係 | 1 議員及び職員の進退、賞罰及び履歴に関するもの 2 異議の申立て、訴願及び訴訟に関するもの 3 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの 4 事業及び事業計画に関する重要なもの 5 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの 6 例規となるべき重要な告示及び令達 | |
簿冊関係 | 1 議会議員及び各種委員名簿 2 簿冊原簿及び簿冊引継書 3 その他永久保存の必要を認められるもの | |
第2種 | 議事関係 | 1 全員協議会記録 2 議会運営委員会記録 3 議会において行う各種選挙 4 議会に関する書類 |
庶務関係 | 1 議員報酬費用弁償各種領収書 2 諸報告、資料等で後事の参照に必要なもの | |
簿冊関係 | 1 議員出席簿 2 議員報酬費用弁償請求整理簿 3 出張命令簿 4 法令に基づく各種台帳 5 その他10年間保存の必要を認められるもの | |
第3種 | 議事関係 |
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庶務関係 | 1 予算及び決算に関する書類 | |
簿冊関係 | 1 5年間保存を必要と認められるもの | |
第4種 | 議事関係 |
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庶務関係 | 1 議会報 2 文書の受発に関するもの | |
簿冊関係 | 1 会計関係の簿冊 2 その他3年間保存を必要と認められるもの | |
第5種 | 議事関係 |
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庶務関係 | 1 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの 2 予算及び決算出納に関する重要でないもの 3 照会、回答、通知書その他往復文書に関するもの 4 処理を終わった一時限りの願届け及びこれに関するもの 5 前各号以外のもの | |
簿冊関係 |
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(本会議における服務)
第16条 本会議に出務を命ぜられた職員は、次に掲げる事項を守らなければならない。
(1) 議員の出席数を常に明確にしておくこと。
(2) 議場の閉鎖及び開鎖に注意すること。
(3) 議事録を誤らぬよう注意すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか、特に命ぜられたことを守ること。
(委員会における服務)
第17条 委員会に出務を命ぜられた職員は、委員会開会及び閉会の日時、出欠席委員の氏名並びに会議の要領を録収しなければならない。
(町の規定の準用)
第18条 この訓令に定めるもののほか、事務の処理及び職員の服務については、吉備中央町長の事務部局の例による。
附則
この訓令は、公布の日から施行し、平成16年10月28日から適用する。