○吉備中央町保有個人情報等取扱い運営規則

平成29年7月10日

規則第36号

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 管理等体制(第3条―第10条)

第3章 保有個人情報等の取扱い(第11条―第21条)

第4章 情報システムにおける特定個人情報の安全の確保等(第22条―第35条)

第5章 保有個人情報の提供及び業務の委託等(第36条―第40条)

第6章 電算室等の安全管理(第41条)

第7章 安全確保上の問題への対応(第42条―第44条)

第8章 監査及び点検の実施等(第45条―第48条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規則は、吉備中央町(以下「町」という。)における個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いを図るとともに、特定個人情報等を含む保有個人情報(以下「保有個人情報等」という。)の取扱い及び情報システムにおける保有個人情報等の適切な管理運営について必要な事項を定めることにより、情報セキュリティと信頼性の確保を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規則における用語の意義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条及び吉備中央町個人情報保護条例(平成27年吉備中央町条例第29号。以下「保護条例」という。)第2条の定めるところによる。

第2章 管理等体制

(統括責任者)

第3条 町に個人情報保護統括責任者(以下「統括責任者」という。)を置くこととし、副町長をもって充てる。

2 統括責任者は、町長を補佐し、業務所管課における保有個人情報等の管理に関する事務を統括する任に当たり、特定個人情報等の適正な取扱いのための統括責任者を兼務する。

3 統括責任者は、情報セキュリティポリシーに定める最高情報処理統括責任者として、情報システムにおける保有個人情報等の取扱いに係る事務を統括する任に当たる。

(総括保護管理者)

第4条 統括責任者の命により、次の各号に掲げる事務を総括して処理させるため、総括保護管理者を置き、企画課長の職にある者をもって充てる。

(1) 業務所管課における保有個人情報等の管理に対する指導監督に関すること

(2) 保有個人情報等を取り扱う情報システムにおける情報セキュリティの確保に関すること

(3) 情報資産の一部としての保有個人情報等の管理に関すること

(4) 保有個人情報等を適正に管理し、運用するための連絡体制の構築に関すること

(5) 保有個人情報等の取扱いに関する意見の集約並びに職員(非常勤、臨時職員等を含む。以下同じ。)に対する教育、訓練、助言及び指示に関すること

(6) その他保有個人情報等及びこれを取り扱う情報システムに係る事務の重要事項に関すること

(保護管理者)

第5条 業務所管課内の保有個人情報等及びこれを取り扱う情報システムに係る事務を処理させるため、保護管理者を置き、業務所管課の長をもって充てる。

2 保護管理者は、業務所管課における保有個人情報等を適切に管理する任に当たる。

3 保護管理者は、保有個人情報等の適正な取扱いを確保するため、関係法令を遵守するよう職員を指導監督しなければならない。

4 保護管理者は、総括保護管理者の指示及び助言に従い、所管内の前条第2号から第6号までに掲げる事務を処理するものとする。

5 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う業務所管課において、特定個人情報等の保護担当者(以下「保護担当者」という。)を指名し、関係する事務の補助者とすることができる。

(事務取扱担当者の指定等)

第6条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を指定する。

2 保護管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。

(特定個人情報等の監査責任者)

第7条 町に、監査責任者を1人置くこととし、企画課長の職にある者をもって充てる。監査責任者は、特定個人情報等の管理状況について監査する任に当たる。

(特定個人情報等の安全管理体制の整備)

第8条 保護管理者は、特定個人情報等の適正な取扱いのための安全管理措置を講ずるため、次の各号に掲げる組織体制を整備する。

(1) 事務取扱担当者がこの規則の規定に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者等への報告連絡体制

(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失、毀損等の事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から責任者等への報告連絡体制

(3) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化

(4) 特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制

(特定個人情報等に関する教育研修)

第9条 総括保護管理者は、事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

2 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。

3 保護管理者は、業務所管課の職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。

(職員の責務)

第10条 職員は、保有個人情報等の取扱いについて、保護条例の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに統括責任者、総括保護管理者及び保護管理者等の指示に従わなければならない。

2 職員は、特定個人情報の漏えい事案等が発生した場合の対応について、番号法その他関連する法令及び規程等並びにこの規則の定めに従わなければならない。

3 職員は、その従事する事務を遂行するために必要とされる処理の範囲を超えて、情報システムによる処理を行ってはならない。

第3章 保有個人情報等の取扱い

(アクセス制限)

第11条 保有個人情報等にアクセスする職員は、個人情報を取り扱う事務における個人情報の利用目的以外の目的のために保有個人情報等を利用してはならない。ただし、法令又は条例等の定めに基づく目的外利用についてはこの限りでない。

2 保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限を有する職員をその利用目的を達成するために必要最小限にしなければならない。

3 アクセス権限を有しない職員は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。

4 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の利用目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。

(複製等の制限)

第12条 保有個人情報等を取り扱う職員は、次の各号に掲げる行為については、業務上の利用目的以外の目的のために行ってはならない。

(1) 保有個人情報等の複製

(2) 保有個人情報等の送信

(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し

(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

2 特定個人情報等の取扱いに際しては、前項各号に定める行為について、保護管理者の指示に従い行わなければならない。

(誤りの訂正等)

第13条 保有個人情報等を取り扱う職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、訂正等を行わなければならない。

2 特定個人情報の取扱いに際しては、前項に定める行為について、保護管理者の指示に従い行わなければならない。

(媒体の管理等)

第14条 保有個人情報等を取り扱う職員は、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫等への保管、施錠等を行わなければならない。

2 特定個人情報の取扱いに際しては、前項に定める行為について、保護管理者の指示に従い行わなければならない。

(廃棄等)

第15条 保有個人情報等を取り扱う職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体機(端末機及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。

2 特定個人情報の取扱いに際しては、前項に定める行為について、保護管理者の指示に従い行わなければならない。

(特定個人情報等の取扱状況の記録)

第16条 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用、保管、廃棄等の取扱状況について記録しなければならない。

(個人番号の利用の制限)

第17条 保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定しなければならない。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第18条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報等の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイル作成の制限)

第19条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集及び保管の制限)

第20条 事務取扱担当者は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集し、又は保管してはならない。

(取扱区域)

第21条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。

第4章 情報システムにおける特定個人情報の安全の確保等

(アクセス制御)

第22条 総括保護管理者は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。第29条を除き、以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード、ICカード、生体情報等(以下「パスワード等」という。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。

2 保護管理者は、前項の措置を講じなければならない場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。

(アクセス状況の記録等)

第23条 総括保護管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、アクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講じなければならない。

2 総括保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講じなければならない。

(アクセス状況の監視)

第24条 総括保護管理者は、特定個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、一定数以上の保有特定個人情報がダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該機能の定期的確認等の必要な措置を講じなければならない。

(管理者権限の設定)

第25条 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。

(外部からの不正アクセスの防止)

第26条 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第27条 総括保護管理者は、不正プログラムによる情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講じなければならない。

(暗号化)

第28条 総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講じなければならない。

(入力情報の照合等)

第29条 事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認、既存の特定個人情報等との照合等を行うものとする。

(バックアップの作成等)

第30条 総括保護管理者は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。

(情報システム設計書等の管理)

第31条 総括保護管理者は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じなければならない。

(端末機の限定)

第32条 総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末機を限定するために必要な措置を講じなければならない。

(端末機の盗難防止等)

第33条 総括保護管理者及び保護管理者は、端末機の盗難又は紛失の防止のため、端末機の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。

2 事務取扱担当者は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末機を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第34条 事務取扱担当者は、端末機の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第35条 総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末機等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。

第5章 保有個人情報の提供及び業務の委託等

(保有個人情報の提供)

第36条 保護管理者は、保護条例第8条第2項第7号から第9号までの規定に基づき、行政機関、独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、原則として、その者と提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等についての書面を取り交わさなければならない。

2 保護管理者は、保護条例第8条第2項第7号から第9号までの規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、その者に安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い措置状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講じなければならない。

3 保護管理者は、保護条例第8条第2項第6号の規定に基づき行政機関又は独立行政法人等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前2項に規定する措置を講じなければならない。

4 保護管理者及び事務取扱担当者は、番号法及び条例で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。

(特定個人情報等を取り扱う業務の委託等)

第37条 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法その他法令に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認しなければならない。

(委託先に対する監督等)

第38条 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、委託先において、町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。

2 保護管理者は、委託先における特定個人情報等の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認しなければならない。

(再委託の場合の措置)

第39条 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託先が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。

(委託契約の締結等)

第40条 保護管理者は、情報システムで行う事務の全部又は一部について町の機関以外のものに委託するときは、情報セキュリティ等について十分に調査及び検討を行わなければならない。

2 前項の規定により委託することとなった事務について契約を締結する場合は、吉備中央町財務規則(平成16年吉備中央町規則第46号)に規定するもののほか、次の各号に掲げる事項を当該委託契約書中に明記しなければならない。

(1) データ等の機密保持に関する事項

(2) データ等の複写及び複製の禁止又は制限に関する事項

(3) 指定目的以外の使用及び第三者への提供の禁止に関する事項

(4) 再委託の禁止又は制限に関する事項

(5) 事故発生時における報告の義務に関する事項

(6) その他必要と認める事項

3 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う業務の全部又は一部を委託する場合は、次の各号に掲げる事項を当該委託契約書中に明記しなければならない。

(1) 秘密保持義務

(2) 事業所内からの特定個人情報等の持出しの禁止

(3) 特定個人情報等の目的外利用の禁止

(4) 再委託を行う場合において付与する条件の内容

(5) 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任

(6) 委託契約終了後の特定個人情報等の返却又は廃棄

(7) 特定個人情報等を取り扱う従業者の明確化

(8) 従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況について報告を求める規定

(9) 町において必要があると認めるときは委託先に対して実地の調査を行うことができる規定

第6章 電算室等の安全管理

第41条 電算室、データ保管施設(以下これらを「電算室等」という。)並びに情報機器収容架及びデータ保管庫は常に施錠管理を行うものとし、鍵の管理は総括保護管理者が行う。

2 電算室等へ入室しようとする職員及び外部委託事業者は、入退室管理簿に作業内容等必要事項を明記し、総括保護管理者の許可を得るとともに、その作業等が完了したときは、速やかに退室し総括保護管理者に報告しなければならない。

3 総括保護管理者は、前項に規定する者以外の者を電算室等へ入室させる場合は、職員を立ち会わせなければならない。

4 入退室者の識別を行うために、入退室者には名札の着用を義務付けるものとする。

5 総括保護管理者は、電算室等とは別に、特定個人情報等が記録されている媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、前4項と同様の措置を講ずるものとする。

第7章 安全確保上の問題への対応

(調査等)

第42条 統括責任者及び総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに関する情報セキュリティの確保並びに情報システム及び情報資産の適正な運営を図るため、保護管理者及び端末機等の管理責任者に対し、管理状況等について報告を求め、又は必要な措置を講ずるよう求めることができる。

(事案の報告及び再発防止措置)

第43条 保有個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの規則の規定に違反している事実又は兆候を把握した場合等安全確保上で問題となる事案が発生した場合には、その事実を知った職員は、速やかに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。

2 保護管理者は、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を講じなければならない。

3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、統括責任者及び総括保護管理者に報告しなければならない。

4 統括責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を町長に速やかに報告しなければならない。

5 統括責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。

6 保護管理者は、特定個人情報等の取扱いについて、特定個人情報の安全の確保に係る重大な事態が発生した場合には、直ちに統括責任者及び総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。

(公表等)

第44条 統括責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講じなければならない。

第8章 監査及び点検の実施等

(監査)

第45条 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査を行い、その結果を統括責任者に報告しなければならない。

(点検)

第46条 保護管理者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告しなければならない。

(評価及び見直し)

第47条 特定個人情報等の適切な管理のための措置については、統括責任者、総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じなければならない。

(その他)

第48条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。

(施行期日)

1 この規則は、公布の日から施行する。

(吉備中央町保有個人情報等の取扱い及び情報処理システム管理運営規則の廃止)

2 吉備中央町保有個人情報等の取扱い及び情報処理システム管理運営規則(平成27年吉備中央町規則第55号。次項において「旧規則」という。)は、廃止する。

(経過措置)

3 この規則の施行の際現にこの規則による廃止前の旧規則の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、それぞれこの規則の相当規定によりなされたものとみなす。

吉備中央町保有個人情報等取扱い運営規則

平成29年7月10日 規則第36号

(平成29年7月10日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 町長部局/第4節 情報の公開・保護等
沿革情報
平成29年7月10日 規則第36号