(目的)

第1条　この規則は、吉備中央町(以下「町」という。)における個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いを図るとともに、特定個人情報等を含む保有個人情報(以下「保有個人情報等」という。)の取扱い及び情報システムにおける保有個人情報等の適切な管理運営について必要な事項を定めることにより、情報セキュリティと信頼性の確保を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規則における用語の意義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条及び吉備中央町個人情報保護条例(平成27年吉備中央町条例第29号。以下「保護条例」という。)第2条の定めるところによる。

(統括責任者)

第3条　町に個人情報保護統括責任者(以下「統括責任者」という。)を置くこととし、副町長をもって充てる。

(総括保護管理者)

第4条　統括責任者の命により、次の各号に掲げる事務を総括して処理させるため、総括保護管理者を置き、企画課長の職にある者をもって充てる。

(保護管理者)

第5条　業務所管課内の保有個人情報等及びこれを取り扱う情報システムに係る事務を処理させるため、保護管理者を置き、業務所管課の長をもって充てる。

(事務取扱担当者の指定等)

第6条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を指定する。

(特定個人情報等の監査責任者)

第7条　町に、監査責任者を1人置くこととし、企画課長の職にある者をもって充てる。監査責任者は、特定個人情報等の管理状況について監査する任に当たる。

(特定個人情報等の安全管理体制の整備)

第8条　保護管理者は、特定個人情報等の適正な取扱いのための安全管理措置を講ずるため、次の各号に掲げる組織体制を整備する。

(特定個人情報等に関する教育研修)

第9条　総括保護管理者は、事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(職員の責務)

第10条　職員は、保有個人情報等の取扱いについて、保護条例の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに統括責任者、総括保護管理者及び保護管理者等の指示に従わなければならない。

(アクセス制限)

第11条　保有個人情報等にアクセスする職員は、個人情報を取り扱う事務における個人情報の利用目的以外の目的のために保有個人情報等を利用してはならない。ただし、法令又は条例等の定めに基づく目的外利用についてはこの限りでない。

(複製等の制限)

第12条　保有個人情報等を取り扱う職員は、次の各号に掲げる行為については、業務上の利用目的以外の目的のために行ってはならない。

(誤りの訂正等)

第13条　保有個人情報等を取り扱う職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、訂正等を行わなければならない。

(媒体の管理等)

第14条　保有個人情報等を取り扱う職員は、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫等への保管、施錠等を行わなければならない。

(廃棄等)

第15条　保有個人情報等を取り扱う職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体機(端末機及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。

(特定個人情報等の取扱状況の記録)

第16条　保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用、保管、廃棄等の取扱状況について記録しなければならない。

(個人番号の利用の制限)

第17条　保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定しなければならない。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第18条　事務取扱担当者は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報等の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイル作成の制限)

第19条　事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集及び保管の制限)

第20条　事務取扱担当者は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集し、又は保管してはならない。

(取扱区域)

第21条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。

(アクセス制御)

第22条　総括保護管理者は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。第29条を除き、以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード、ICカード、生体情報等(以下「パスワード等」という。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。

(アクセス状況の記録等)

第23条　総括保護管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、アクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講じなければならない。

(アクセス状況の監視)

第24条　総括保護管理者は、特定個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、一定数以上の保有特定個人情報がダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該機能の定期的確認等の必要な措置を講じなければならない。

(管理者権限の設定)

第25条　総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。

(外部からの不正アクセスの防止)

第26条　総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第27条　総括保護管理者は、不正プログラムによる情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講じなければならない。

(暗号化)

第28条　総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講じなければならない。

(入力情報の照合等)

第29条　事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認、既存の特定個人情報等との照合等を行うものとする。

(バックアップの作成等)

第30条　総括保護管理者は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。

(情報システム設計書等の管理)

第31条　総括保護管理者は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じなければならない。

(端末機の限定)

第32条　総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末機を限定するために必要な措置を講じなければならない。

(端末機の盗難防止等)

第33条　総括保護管理者及び保護管理者は、端末機の盗難又は紛失の防止のため、端末機の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。

(第三者の閲覧防止)

第34条　事務取扱担当者は、端末機の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第35条　総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末機等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。

(保有個人情報の提供)

第36条　保護管理者は、保護条例第8条第2項第7号から第9号までの規定に基づき、行政機関、独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、原則として、その者と提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等についての書面を取り交わさなければならない。

(特定個人情報等を取り扱う業務の委託等)

第37条　保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法その他法令に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認しなければならない。

(委託先に対する監督等)

第38条　保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、委託先において、町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。

(再委託の場合の措置)

第39条　保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託先が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。

(委託契約の締結等)

第40条　保護管理者は、情報システムで行う事務の全部又は一部について町の機関以外のものに委託するときは、情報セキュリティ等について十分に調査及び検討を行わなければならない。

第41条　電算室、データ保管施設(以下これらを「電算室等」という。)並びに情報機器収容架及びデータ保管庫は常に施錠管理を行うものとし、鍵の管理は総括保護管理者が行う。

(調査等)

第42条　統括責任者及び総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに関する情報セキュリティの確保並びに情報システム及び情報資産の適正な運営を図るため、保護管理者及び端末機等の管理責任者に対し、管理状況等について報告を求め、又は必要な措置を講ずるよう求めることができる。

(事案の報告及び再発防止措置)

第43条　保有個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの規則の規定に違反している事実又は兆候を把握した場合等安全確保上で問題となる事案が発生した場合には、その事実を知った職員は、速やかに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。

(公表等)

第44条　統括責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講じなければならない。

(監査)

第45条　監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査を行い、その結果を統括責任者に報告しなければならない。

(点検)

第46条　保護管理者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告しなければならない。

(評価及び見直し)

第47条　特定個人情報等の適切な管理のための措置については、統括責任者、総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じなければならない。

(その他)

第48条　この規則に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。